تعرف على مهام المساعد الإداري بالشركات

وظيفة المساعد الإداري من الوظائف التي يتم الإعلان عنها كثيراً في العديد من الشركات ومن خلال هذا المقال سوف نتعرف على أهم مهام المساعد الإداري بالشركة

كما سنتعرف من خلال هذا المقال أيضاً على العوامل التي تساعد المساعد الإداري على النجاح وأهم المهارات التي يجب أن تتوفر لديه.

مهام المساعد الإداري:

تتعدد المهام التي يقوم بها المساعد الإداري في أي شركة ومن أبرز المهام التي يقوم بها المساعد الإداري ما يلي:

• جدولة المواعيد الخاصة بالمدير المباشر والإعداد للاجتماعات.
• إعداد أهم التقارير والعروض التقديمية التي يُمكن أن تقوم بها الشركة.
• الحفاظ على الملفات المكتبية وترتيبها بشكل جيد.
• التعامل مع طلبات المدير المباشر بشكل مناسب والإجابة على الاستفسارات.
• متابعة المستلزمات المكتبية وتقديم طلبات بالمطلوب منها كل فترة.
• الرد على البريد الإلكتروني الوارد وإرسال البريد الإلكتروني الصادر.
• ترتيب عمليات السفر وترتيب الحجوزات.
• إعداد التقارير اليومية للمدير.
• إنشاء قواعد وجداول البيانات.
• الإعداد للمناسبات الخاصة بالشركة وتنظيمها بشكل جيد.

أهم المهارات التي يجب أن تتوفر في المساعد الإداري:

التواصل الجيد:

من أهم مهارات المساعد الإداري هو القدرة على التواصل الجيد مع الأخرين سواء كان هذا التواصل كتابة أو تواصل شفهي وجهاً لوجه.

فلكل نوع من أنواع التواصل دوره الهام في وظيفة المساعد الإداري وعليه أن يُتقن التواصل الكتابي والشفهي.

التنظيم الجيد:

فالأوراق والملفات وقواعد البيانات والتقارير التي يتعامل معها تحتاج لتنظيم جيد كما أنه يحتاج لتنظيم المهام التي يقوم به على حسب الأولوية.

الاستخدام الجيد للكمبيوتر ومواقع التواصل:

يحتاج المساعد الإداري للتعامل مع برامج الكمبيوتر ومع مواقع التواصل الاجتماعي أيضاً ومع البريد الإلكتروني لذا يجب عليه أن يكون لديه القدرة على التعامل مع هذه البرامج التكنولوجية بشكل جيد لاستيفاء متطلبات العمل.

الالتزام الجيد:

يجب أن يتمتع المساعد الإداري بالالتزام في المواعيد والالتزام أيضاً بقواعد وقوانين الشركة التي يعمل لديها لأنها وظيفة هامة ترتبط بالتقارير وربما مساعده المدير في توزيع المهام المطلوبة على الموظفين لذا تحتاج لدراية بقواعد وقوانين الشركة والالتزام بها.

القدرة على إدارة الوقت:

من المهم جداً أن يكون لدى المساعد الإداري القدرة على تنظيم وإدارة الوقت بشكل جيد وتنظيم المهام المطلوبة منه حسب المواعيد وألا تطغي مهمة على الأخرى.

القدرة على التكيف مع المتغيرات:

أي شركة تتعرض للعديد من التغيرات الإدارية في مختلف الأوقات من العام وبالتالي يجب أن يكون لدى المساعد الإداري القدرة على التكيف مع هذه المتغيرات بشكل جيد.

القدرة على توقع الاحتياجات:

من أهم المهارات التي يجب أن يمتلكها المساعد الإداري أن يكون لديه القدرة على توقع احتياجات الشركة والمدير والمساعدة في طلبها أو الإعداد لها.

احترام سرية البيانات:

يدور في يد المساعد الإداري الكثير من الأوراق وربما يكون هناك الكثير من الأسرار للشركات داخل هذه الأوراق التي يحملها وبالتالي فإن احترام سرية العمل وسرية المعلومات الموجودة به من أهم الأمور التي يجب يمتلكها المساعد الإداري.

المتطلبات لوظيفة المساعد الإداري:

بالنسبة للمؤهلات المطلوبة للمساعد الإداري أهمها ما يلي:

• الحصول على مؤهل دراسي مناسب يفضل الحصول على درجة البكالوريوس ويُمكن للحاصلين على الثانوية العامة العمل كمساعد إداري.
• يفضل من لديه خبرة في المجال الإداري بأي مؤسسة.
• في حالة امتلاكك دورات تدريبية في المجال الإداري فهذا يُعزز من موقفك عند أصحاب الشركات.

أنواع المساعد الإداري:

للمساعد الإداري أنواع متعددة في مختلف المؤسسات ومن أهم أنواع المساعد الإداري ما يلي:

المساعد الإداري في مجال الحسابات والبنوك والشركات المالية:

ومن أهم مهامه ما يلي:

• جدولة دفاتر المديونيات.
• إعداد التقارير المالية.
• إعداد التقارير الخاصة بالمدفوعات.
• جدولة حسابات الشركة أو البنك المختلفة.

المساعد الإداري المكتبي:

ومن أهم مهامه ما يلي:

• إعداد الملفات والتقارير.
• جدولة المواعيد .
• إدخال البيانات.
• حفظ البيانات بمختلف أنواعها.

موظف الاستقبال:

من أنواع المساعدين الإداريين ومن أهم مهامه ما يلي:

• الرد على المكالمات التي ترد للشركة وتقديم معلومة مفيدة للعميل أو تحويل مكالمته.
• استقبال زوار الشركة وعملائها بشكل جيد وتوجيههم للمكان الذي يرغبون في الذهاب إليه.
• توصيل الملفات بين المكاتب المختلفة.

المساعد الإداري بمشروع:

• مختص بالعمل في مشروع مُحدد ويكون مسؤل عن كل أوراق المشروع.
• تنظيم أوراق وملفات المشروع.
• تسجيل بيانات المشروع عبر الكمبيوتر.

المساعد الإداري في الموارد البشرية:

ومن أهم مهام المساعد الإداري في الموارد البشرية ما يلي:

• تنظيم السجلات الخاصة بالموظفين بالمؤسسة.
• جدولة الرواتب الخاصة بالموظفين.
• تقديم الملفات الإدارية لمدير الموارد البشرية والتي تحتوي على أوراق كل موظف.
• تقديم المعلومات المطلوبة للموظفين وقتما احتاجوا إليها.
• الرد على الاستفسارات الخاصة بقسم الموارد البشرية في ضوء دوره الإداري.
• إدارة البرامج الخاصة بتوجيه الموظفين الجدد.
• حفظ الملفات الخاصة بسياسات وإجراءات إدارة الموارد البشرية.

المساعد الإداري في المدارس:

يقوم المساعد الإداري في المدارس بعدد من المهام الإدارية أهمها:

• القيام بالرد على كافة المكالمات الواردة والرد على المراسلات الواردة للمدرسة.
• إرسال المراسلات المطلوبة والقيام بالمكالمات الصادرة المطلوبة.
• تنظيم ملفات الطلاب والحفاظ عليها بشكل مناسب وتنظيم المعلومات بها.
• تسجيل الغياب سواء للطلاب أو المعلمين والموظفين وهكذا.
• مساعدة زوار المدرسة للحصول على المعلومات المطلوبة أو التوجيه للقسم المناسب.

المساعد الإداري في الجامعة:

من أهم مهام المساعد الإداري في الجامعة ما يلي:

• جدولة المواعيد وتقديم خدمات الاستقبال لقسم التدريس الجامعي.
• تقديم المعلومات المطلوبة لأعضاء هيئة التدريس.
• إعداد المخطوطات والمراسلات المطلوبة للجامعة أو الكلية أو القسم الذي يعمل به.
• إعداد التقارير الخاصة باللوازم المكتبية الناقصة بالقسم الذي يعمل به.
• جمع المعلومات المتعلقة بالمنح الدراسية لأعضاء هيئة التدريس وتقديم الملفات والبيانات حولها.
• اعتماد الكتب الدراسية بالجامعة وطريقة طباعتها ومتابعتها مع الطلاب وأعضاء هيئة التدريس.
• القيام بكافة الأعمال الإدارية التي يتم تكليفه بها من خلال القسم.

أهم النصائح لتصبح مساعد إداري ناجح:

بعد عرض مهام المساعد الإداري إليكم أهم النصائح حتى تصبح مساعد إداري ناجح وهي:

• احرص على استخدام أسلوب مميز في الكتابة حتى تتمكن من توصيل رسالتك بشكل صحيح وسليم.
• يجب أن تتعامل مع جميع من حولك بشكل هادئ ومميز وبطريقة دبلوماسية حتى تكسب الجميع وتُحقق نتائج جيدة في عملك.
• احرص على أن يكون لديك مهارات تنظيمية جيدة ومهارات ممتازة في إدارة الوقت وإن لم يكن لديك هذه المهارات حاول تعلمها.
• القدرة على اتخاذ القرار في بعض المواقف يكون من شأنه أن يجعلك مساعد إداري ناجح ويكون اتخاذ القرار بناء على دراسة جيدة لمختلف الأمور الخاصة بالمشكلة.
• حاول حل المشكلات التي تتعرض لها بأسلوب مميز وبسرعة كبيرة.
• تعلم المرونة في التعامل مع الجميع فكل شئ يُمكن أن يكون له بديل يتناسب مع الجميع.

قدمنا لكم مهام المساعد الإداري في مختلف المجالات وكذلك أهم المهارات التي يجب أن يتمتع بها ونصائح لتصبح مساعد إداري ناجح في أي مؤسسة.

شاهد أيضاً

نصائح لحديثي التخرج وكيفية الحصول علي وظيفة الاحلام

5 ارشادات قبل التقدم للعمل نصائح هامة جداً

أسرار النجاح في العمل نصائح الخبراء اسرار النجاح الوظيفي