الفن والمهارة في تدوين محضر الاجتماع ج4

اضافة الى ما سبق يجب أن تراعي النقاط التالية :

تأكد من جلوسك عن قرب من مدير الاجتماع، ولا تجلس بعيداً حتى تستمع اليه جيداً ويكون صوتك مسموعاً للجميع دون أن تحتاج الى أن ترفع صوتك.
يمكنك القيام برسم كروكي لمائدة الاجتماع يحتوي على أسماء الحاضرين بترتيب جلوسهم حول المائدة حتى تتذكر أسماء الحاضرين ولتعود إليها بسرعة في حالة أنك نسيت اسم الشخص الذي يتحدث.
دون النقاط من حيث ترتيب مناقشتها في الاجتماع، وحاول الفصل بين النقاط المختلفة في فقرات منفصلة، ولا تقوم بوصل نقطتين في فقرة واحدة.
اكتب المقترحات وأسماء الأشحاص الذين قدموها، وكن دقيقاً في كتابة أسماء الأشخاص والشركات والهيئات والعناوين وأرقام الهواتف التي تختص بهم.
قم بتدوين المحضر بأسلوب الماضي.
ابتعد عن تدوين رأيك الشخصي في محضر الاجتماع.
لا تكن متردداً في أن تقاطع من يتحدث لاستيضاح نقطة محددة.
بما أنك المسئول عن كتابة محضر الاجتماع لا مانع من مشاركتك في النقاش.
يجب أن تطلع على المحاضر السابقة لمعرفة الشكل النهائي للمحضر إذا كانت هذه هى أول مرة لك.
في آخر التقرير يجب أن تدون كتب بواسطة وقم بكتابة اسمك والتاريخ.
راجع التقرير حتى لتتأكد أن الكتابة خالية من الأخطاء الإملائية ومن وضوح النقاط والتنسيق النهائي قبل أن توزع المحضر.
عليك الإحتفاظ بجميع المحاضر في مكان مخصوص لذلك وبالترتيب الأفضل من الأحدث للأقدم.

مع تمنياتنا للجميع بالتوفيق والنجاح بإذن الله